Incidenten en bijna-fouten zijn in de zorg onvermijdelijk. Maar hoe ga je er als organisatie mee om? Een VIM-melding – Veilig Incident Melden – geeft zorgprofessionals de kans om van fouten te leren, zonder angst voor schuld of straf. Voor managers en opleidingsverantwoordelijken biedt het waardevolle inzichten. In dit artikel lees je wat een VIM-melding is, waarom het zo belangrijk is in de zorg en hoe meldingen een motor kunnen worden voor leren, ontwikkelen en kwaliteitsverbetering.
Wat is een VIM-melding?
VIM staat voor Veilig Incident Melden. Het gaat om het vastleggen van een fout of bijna-fout, met als doel leren en verbeteren.
Voorbeelden zijn:
- Verkeerd toegediende medicatie,
- Een gemiste afspraak of handeling,
- Een bijna-incident dat gelukkig geen schade veroorzaakte.
Belangrijk onderscheid:
- Een bijna-incident is iets dat nét op tijd goed ging.
- Een incident is een fout die (mogelijk) gevolgen had voor de zorgvrager.
- Een calamiteit heeft ernstige gevolgen, zoals blijvend letsel of overlijden, en moet verplicht binnen 3 dagen worden gemeld bij de IGJ.
- Een complicatie hoort bij de risico’s van zorg (bijv. een infectie na een ingreep), en is dus geen fout.
Volgens de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) moet iedere zorgorganisatie een procedure hebben voor VIM. Daarbij worden vaak formulieren gebruikt:
- MIC (Melding Incidenten Cliënten) – voor incidenten rondom cliënten,
- MIM (Melding Incidenten Medewerkers) – voor incidenten waarbij medewerkers betrokken zijn.
Waarom is een VIM-melding belangrijk?
Een VIM-melding gaat niet om schuld, maar om veiligheid en kwaliteit. Door fouten en bijna-fouten zichtbaar te maken, kunnen patronen herkend worden en verbetermaatregelen volgen.
Belangrijke voordelen:
- Patiëntveiligheid verbeteren: herhaling van fouten voorkomen.
- Transparantie stimuleren: openheid versterkt vertrouwen in teams.
- Kwaliteit verhogen: meldingen vormen de basis voor structurele verbeteringen.
- Strategische waarde: meldingen leveren data voor compliance (Wkkgz, IGJ, HKZ, ISO) en onderbouwen opleidingsbeleid.
Een veilige meldcultuur betekent dat zorgprofessionals incidenten kunnen melden zonder angst voor repercussies. Collega’s ondersteunen elkaar, leren van fouten en werken samen aan oplossingen.
Hoe verloopt het proces van een VIM-melding?
Het proces verschilt per organisatie, maar kent meestal de volgende stappen:
- Signaleren – een zorgprofessional merkt een incident of bijna-incident op.
- Melden – de situatie wordt vastgelegd in het VIM-systeem (MIC of MIM).
- Analyse – het VIM-team of de kwaliteitsmedewerker onderzoekt wat er is gebeurd. Vaak wordt daarbij gebruikgemaakt van analysemethodes zoals PRISMA of SIRE.
- Bespreken – de situatie wordt (indien relevant) met het team gedeeld, met nadruk op leren in plaats van schuld.
- Verbeteractie – er worden maatregelen genomen, zoals procesaanpassingen, extra scholing of het inbouwen van ‘barrières’.
- Terugkoppeling – de melder en het team horen wat er met de melding is gedaan.
Door meldingen te verzamelen en analyseren, worden trends zichtbaar en kunnen risico’s structureel worden aangepakt.
Gevolgen van een VIM-melding
De gevolgen zijn in de meeste gevallen positief, omdat meldingen leiden tot inzicht en verbetering.
- Voor de patiënt: minder kans op herhaling van fouten, hogere kwaliteit en continuïteit van zorg.
- Voor de zorgprofessional: leren zonder schuldvraag, praktische feedback, meer vertrouwen in een open werkklimaat.
- Voor de organisatie: inzicht in structurele knelpunten, basis voor kwaliteitsbeleid, versterking van de veiligheidscultuur.
- Voor managers & opleidingsverantwoordelijken: data om opleidingsplannen te onderbouwen en nascholing gericht in te zetten.
Van VIM-melding naar leren en ontwikkelen
VIM-meldingen zijn niet alleen een instrument voor veiligheid, maar ook een kans om teams gericht verder te ontwikkelen. Met de nascholingen van CME-Online vertaal je meldingen direct naar leerdoelen en praktische verbeteringen.
Wat levert dit jouw organisatie op?
- Gerichte scholing: speel in op thema’s die vaak uit meldingen naar voren komen, zoals medisch rekenen, patiëntveiligheid of valincidenten.
- Flexibel leren: medewerkers volgen online cursussen op het moment dat het hen uitkomt.
- Aantoonbare kwaliteit: nascholing sluit aan bij IGJ-, HKZ- en ISO-eisen.
- Strategische waarde: meldingen worden de basis voor een duurzaam leer- en verbeterproces.
Een VIM-melding is méér dan een formulier invullen: het is een kans om als organisatie te groeien. Door incidenten niet weg te stoppen, maar te gebruiken als brandstof voor leren en verbeteren, versterk je zowel de patiëntveiligheid als de professionele ontwikkeling van je team.
Direct de cursus incidenten melden volgen? Dat doe je hier voor de VVT en de GHZ.
Benieuwd naar het volledige cursusoverzicht? Bekijk hier alle e-learnings binnen de VVT en GHZ.
